Weniger Wartezeit beim Arzt: Wie digitale Praxisorganisation Patienten zugutekommt

Viele Patienten kommt folgende Situation vielleicht bekannt vor: Längere Wartezeiten und eine komplizierte Terminvorgabe erschweren den notwendigen Arzttermin beim Fach- oder Hausarzt. Kein Patient muss aber weiterhin in der Telefonwarteschleife einer Arztpraxis verharren, denn mittlerweile hat in vielen Praxen eine digitale Praxisorganisation Einzug gefunden. Wie diese die Kommunikation zwischen Praxis und Patient verbessern kann und welche weiteren Vorteile ein solches System haben kann, erläutert dieser Beitrag.

Ein Besuch beim Arzt des Vertrauens

Jeder kennt den typischen Ablauf einer Arztpraxis. Am Tresen empfangen die Arzthelfer der Praxis die Patienten. Dort befinden sich oftmals nicht nur ein Computer und Kartenlesegeräte für die Krankenkassenkarten, sondern auch die zentrale Telefonanlage des Arztes. Während ein Patient, der gerade aus dem Arztzimmer kommt, sein unterschriebenes Rezept erhält, klingelt das Telefon. Der Arzthelfer hebt ab. An der anderen Leitung ein weiterer Patient, der einen Arzttermin benötigt. In der Zwischenzeit liest eine Arzthelferin die Krankenkarte ein und das Telefon klingelt parallel erneut. Nicht immer ist eine Arztpraxis so gut besetzt wie in diesem Beispiel. Denn nachdem der Patient den Weg ins Wartezimmer gezeigt bekommt, nimmt sich der Arzthelfer umgehend des nächsten Telefongesprächs an. Viele Patienten kennen dagegen die Situation, dass die Arztpraxis nur schlecht oder mit langer Wartezeit telefonisch erreichbar ist. Das kann verschiedene Gründe haben, nicht immer sind Personalmangel oder Krankheitsausfälle die Ursache. Sicher ist aber: Terminvereinbarungen werden so immer schwieriger, denn noch nicht jede Praxis bietet eine digitale Terminvergabe an.

Was verbirgt sich hinter einer digitalen Praxisorganisation?

In solchen Fällen kann eine digitale Praxisorganisation hilfreich sein. Aber nicht nur im Fall der Terminvergabe. Denn die Organisation einer Praxis macht viel mehr aus, als dieser Vorgang. Die digitale Praxisorganisation kann auch eine digitale Kommunikation via Videosprechstunde oder die elektronische Patientenakte umfassen. Zudem findet mittlerweile auch die Rezeptvergabe rein elektronisch statt. Das sogenannte E-Rezept befindet sich dann auf der Krankenkassenkarte. Diese muss dann nur noch in der nächsten Apotheke eingelesen werden. Die Ziele der digitalen Praxisorganisation sind vielseitig: Mithilfe einer digitalen Software für die Arztpraxis können Arbeitsabläufe effizienter gestaltet, das Team entlastet und auch die Zufriedenheit der Patienten erhöht werden. Langwierige Terminvereinbarungen via Telefon oder vor Ort gehören so nämlich der Vergangenheit an. Online-Tools wie Doctolib oder ClickDoc sind dem ein oder anderen Patienten vielleicht bereits ein Begriff. Es gibt aber auch Ärzte, die verwenden andere Systeme für ihre Patienten. Um eine digitale Praxisorganisation in die Tat umzusetzen, benötigt eine Arztpraxis ein modernes Praxisverwaltungssystem.

Digitale Software für die Arztpraxis als Lösung

Eine Software der Arztpraxis kann nicht nur die Kommunikation zwischen Patient und Praxis verbessern, sondern unterstützt auch bei internen Abläufen das Praxisteam. Dazu können unter anderem ein einheitliches Dokumentationssystem und die digitale Rezepterstellung zählen. Besonders wichtig ist eine digitale Software für Ärzte auch, da diese notwendig ist, um die elektronische Patientenakte (ePa) zu verwalten und anzulegen. Laut einem Beitrag auf Medizinio, das Portal für die Praxis, müssen Ärzte und Psychotherapeuten seit dem 01.07.2021 die Möglichkeit schaffen, Daten aus der Telematikinfrastruktur in die ePa zu übertragen beziehungsweise dort auszulesen. Die Telematikinfrastruktur (TI) soll beispielsweise für einen sicheren Austausch zwischen Ärzten und Krankenhäusern sorgen. Über eine digitale Software zur Organisation der Praxis kann je nach Praxisverwaltungssystem auch die Abrechnung oder Videosprechstunden erfolgen. Ärzte müssen sich im Vorfeld genau darüber informieren, welche Softwarelösung für die eigene Fachrichtung die passende ist.

Eine digitale Software kann sowohl dem Praxisteam als auch den Patienten verschiedene Vorteile bieten. Dabei ist zu beachten, dass nicht jede Praxissoftware dieselben Inhalte enthält. Digitale Softwarelösungen können je nach Umfang Folgendes ermöglichen:

Vorteile für den Arzt und sein Praxisteam

• Weniger Telefonanrufe durch digitale Online-Buchung.
• Reduzierung von Terminausfällen durch eine digitale Erinnerung der Patienten.
• Die digitale Aufnahme der Patienten, beispielsweise mithilfe eines Tablets, spart Zeit.
• Die digitale Patientenakte (elektronische Patientenakte, ePA) ermöglicht einen besseren Überblick über alle relevanten Gesundheitsinformationen des Patienten.
• Abrechnungsmodule für die Abrechnung mit der Krankenkasse und/oder Privatpatienten und Selbstzahler.
• Eine digitale Patientenorganisation kann für mehr Effizienz und eine höhere Zufriedenheit der Patienten sorgen.
• Unterstützt bei der verpflichtenden Dokumentation.

Vorteile für den Patienten

• Terminvereinbarungen und -absagen sind rund um die Uhr möglich.
• Patienten können, falls gewünscht, Erinnerungsmails erhalten.
• Teilweise können bereits daheim Formulare ausgefüllt werden. Dieser Schritt fällt dann beim Besuch vor Ort weg.
• Rückfragen können digital gestellt werden. Ein Besuch der Praxis ist dann oft nicht erforderlich.
• Folgerezepte können ebenfalls digital angefordert werden, beispielsweise über Online-Formulare auf der Homepage der Arztpraxis.

Fazit: Die Zukunft gehört schon jetzt der digitalen Praxisorganisation

Immer mehr Praxen setzen auf weitere digitale Lösungen, um ihren Praxisalltag zu organisieren. Dies spüren auch die Patienten, beispielsweise durch eine einfachere Kontaktaufnahme mit der Arztpraxis. Für alle, die aber nach wie vor telefonisch oder vor Ort Kontakt mit dem Team der Praxis aufnehmen möchten, sind Praxen auch weiterhin auf diesem Wege erreichbar. Dennoch kann bei richtiger Anwendung eine digitale Praxisorganisation sowohl der Arztpraxis selbst als auch den Patienten zugutekommen.